Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels
Table des matières
1. GÉNÉRALITÉS
2. LOIS APPLICABLES
3. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS
5. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS
6. MISE À JOUR
7. NOUS JOINDRE
1. Généralités
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignement confidentiel toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) reconnaît qu’il a accès à des renseignements personnels et confidentiels, nécessaires à la prestation des services de soutien offerts aux personnes immigrantes eu égard à leur statut d’immigration, ainsi qu’à certains renseignements personnels et confidentiels des membres, des bénévoles, des donateurs et des employés de l’organisation.
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.
2. Lois applicables
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.
3. Collecte de renseignements
Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par visioconférence, par téléphone, par la poste ou par courriel. Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.
Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des personnes immigrantes eu égard à leur statut d’immigration, des bénévoles, des membres, les renseignements des employés, les renseignements sur la gestion de paiement, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.
4. Utilisation des renseignements
Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnels et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité devra être signé, au préalable, par tout le personnel, mandataires et/ou sous-traitants du Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes.
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) reconnaît que l’information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette information confidentielle peut lui causer des dommages importants. Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) utilisera l’information confidentielle divulguée uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes.
Un document est considéré non confidentiel:
• S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
• Si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
• S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI), de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI);
• S’il est divulgué au Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) par une tierce partie;
• S’il s’agit d’information gouvernementale.
Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :
• Évaluer les besoins des personnes en situation d’immigration;
• Faciliter l’intégration socio-économique;
• Offrir des programmes de formations;
• Sensibiliser et éduquer sur les droits, les responsabilités et les ressources disponibles;
• Fournir un soutien administratif pour la navigation dans les procédures d’immigration;
• Apporter un soutien aux familles des personnes migrantes;
• Offrir un service spécialisé dans le domaine de l’accueil et de l’intégration des personnes en situation d’immigration ;
• Enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
• Traiter les données;
• Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
5. Conservation des renseignements
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services du Centre social d’aide aux immigrants (CSAI), les parties prenantes donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’Information confidentielle d’une partie prenante à un tiers est exigée.
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.
Cependant aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels a été compromis, veuillez communiquer avec nous.
Le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.
6. Mise à jour
Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informé de la manière dont le Centre social d’aide aux immigrants (CSAI) traite les renseignements personnels.
7. Nous joindre
Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invitées à communiquer avec nous à l’adresse suivante :
Centre Social d’Aide aux Immigrants
À l’attention de la direction
6201 rue Laurendeau
Montréal, QC H4E 3X8
confidentialité@centrecsai.org